1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg.

Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening/General Data Protection Regulation (AVG/GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kan u zich wenden met vragen?

Het lokaal bestuur Hoeilaart is de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan u terecht bij privacy@hoeilaart.be.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van het lokaal bestuur te kunnen uitvoeren. De lokaal bestuur verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (‘profiling’) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens ‘ontvangen’ (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst Burgerzaken en de dienst Omgeving verschillen.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op ‘verwerkers’. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

• ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt;
• Intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om het lokaal beleid te helpen uitvoeren (vb. in kader van woonbeleid);
• …

Het bestuur stelt met deze verwerkers een ‘verwerkersovereenkomst’ op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden. Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe ‘only once’. Zo heeft het lokaal bestuur toegang tot het Rijksregister.

Op de website van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) kan u nagaan bij welke machtiging ons bestuur is aangesloten. In het zoekveld rechtsboven kan u de naam van onze gemeente ingeven.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u privacy@hoeilaart.be contacteren.

Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om:

• gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie);
• uw gegevens te (laten) wissen;
• de verwerking van uw gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie (VTC)
Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
Link naar klachtenprocedure op de website van de VTC

Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De doeleinden van het lokaal bestuur zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan:

• het bijhouden van het bevolkingsregister;
• uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen;
• verlenen van subsidies;
• innen van retributies, GAS-boetes;
• …

Indien het bestuur op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan u gevraagd worden. Dienstverlening van het lokaal bestuur die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

• zaalverhuur;
• verkoop tickets voor het cultuurcentrum;
• beheer inschrijvingen voor sportkampen;
• inschrijven in een elektronische nieuwsbrief;
• …

Bij elke verwerking zal door middel van een actieve handeling van u, uw toestemming gevraagd worden. Op de formulieren van de website zal u actief moeten aanvinken dat u akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat u actief ‘aanvinkt’ akkoord te gaan met de verwerkingen.

Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) uw gegevens worden opgevraagd.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.

(Deze verklaring werd opgesteld op basis van een template opgemaakt door VERA A.P.B.)